「いつも夜遅くまで仕事をしてしまう」「仕事が決めた時間までに終わらない」「やることがたくさんあり過ぎて時間が足りない」「仕事ばかりでプライベートの時間が取れない」「もっと効率よく仕事をしたい」と思っている人は多いかと思います。
フリーランス・個人事業主・自営業者、あるいは零細企業の一人社長として働き続けていると、取引相手が増えるとともに、それに比例してこなさなければならない仕事量も増えていきます。クライアントの要望も様々ですので、経験のない内容の仕事をしなければならなくなったり、より高度なスキルを必要とする仕事をすることも増えてきます。
これに伴って、1日にしなければならないことが1日では収まらなくなっている危機感を感じていたり、すでに危機に陥っている方もいるでしょう。
タイムマネジメントや生産性を高めるのが難しいと思われがちなのは、それがスキルやテクニックではなく、重要でないタスクに時間を使っているとともに、重要なタスクに時間を使うための習慣化をしていないからです。
より生産的になる方法は無数にありますし、人によって合う合わないはあるでしょう。これまでの私の経験から、効果的なものを10個ご紹介しますが、仕事の生産性は、仕事の効率を上げるための方法を見つけて、目の前のタスクに集中できるかどうかにかかっています。試行錯誤して自分に合った方法を見つけることが肝心です。
生産性を高める効果的な方法10選
- 80:20の法則を念頭に置く
- 時間の過ごし方を追跡する
- タイムブロッキングとバッチ処理を使う
- ポモドーロテクニックを試す
- 一度に90分間の作業をする
- 休憩を取る
- 期限を設ける
- 会議を避ける
- 営業時間を設定する
- とにかく着手する
1. 80:20の法則を念頭に置く
パレートの法則としてよく知られているように、結果の80％は20％の原因からもたらされる傾向があります。言い換えると、うまくいった仕事の8割は、2割の行動の結果ということです。ということは、残った8割の行動は無駄とは言えないまでも（というのも2割は上手くいくので）、極めて効率の悪い行動と言えます。
売上の8割は2割の顧客からもたらされる場合もあるでしょうが、実際には6割の売上が4割の顧客からということもあります。このように、あらゆる物事にパレートの法則が当てはまることはありません。
しかし、大抵は、結果良好なタスクはすべてのタスクのうち少数で、結果の出ないタスクは多数である傾向にあります。ですので、後者を積極的に切り捨てることで、前者に集中する時間をより確保でき、生産性が上がります。
今の仕事をよく分析して、生産性の低い仕事より生産性の高い仕事に、より時間を割くべきです。
2. 時間の過ごし方を追跡する
それぞれのタスクにどれだけの時間を費やしているかが分からないと、非生産的な活動が何かを知ることもできないので、生産性を高めることができません。タイムトラッキングソフトなどを用い、それぞれのタスクにどれだけの時間を使っているかを、正確に把握すべきです。
Toggl、Clock It!、Harvest、Timely、ATracker、Hours、Everhour、Paymo、Tickなど、多くのタイムトラッキングソフトがありますので、自分やチームに合ったものを採用するとよいでしょう。時間管理に時間を取られるのも本末転倒ですので、機能がシンプルで使いやすいソフトウェアがよいですね。
これらのソフトを使うなどして実際に時間を計測してみると、今まで時間がかかっていたと思っていたタスクを意外と早く終わらせていたり、早く終わらせたと思っていたタスクに時間がかかっていたり、思わぬ発見をして驚くかもしれません。重要ではないタスクに時間を取られているのを見つけたら、調整していくべきです。
3. タイムブロッキングとバッチ処理を使う
1日のタスクが10個ある場合、「次にどれをやろうか」と考え、決めて、着手するまでの時間が3分とすると、30分の時間を無駄にすることになります。また、違う種類のタスクをランダムに行うと、頭が切り替わって集中できるまでに相当の時間を要します。
ですので、1日の「時間割」を予め決めておき、同じ種類のタスク、例えば、メール・チャット・電話・会議などをグループ化してバッチ処理を行います（バッチ処理とは、予め登録しておいた一連の処理を自動的に実行するという、IT方面ではよく使う用語です）。
このタイムブロッキングの導入により、迷いがなくなることでタスクへの集中力が高まり、よって生産性も向上し、仕事量も増やすことができます。
4. ポモドーロテクニックを試す
25分間の実行と5分の中断を1セットとする時間管理システムが、ポモドーロテクニックです。タイマー25分にセットして、タイマーが切れたら5分間休憩することで、集中力を維持し続けることができます。
ただし、異なる種類の仕事を25分で区切るのはお勧めしません。というのも、5分の休憩と25分の作業時間では、集中力を高めるまでに時間をロスするからです。完了までに100時間はかかるだろうというプロジェクトを、連続して、ポモドーロテクニックを用いて取り組むと、膨大な作業量に圧倒されずに済みます。
Chromeにはポモドーロに関する様々な拡張機能、例えばStrict Workflowがありますので、利用してみてもよいでしょう。
5. 一度に90分間の作業をする
人によっては、あるいは、取り組んでいる仕事によっては、ポモドーロテクニックの25分の作業時間が短すぎると感じることがあります。その場合は、90分や120分と時間を変え、休憩時間もそれに伴って柔軟に変更するとよいです。
というのも、クレイトマンによると、基本的な睡眠サイクルが90～120分で、これに関連して、活動期と休息期が繰り返し生じるからで、集中できる90～120分でタスクに取り組み、再び活動期に入るまで休息を取るというのが効率的だからです。例えば90分仕事をして90分休むという具合です。
とすると、ビジネスタイム中には4時間半の仕事時間になりますが、だらだらと仕事をしている8時間よりずっと結果がよいはずです。どうでもよいタスクを切り捨てて、重要なタスクに集中できる4時間半を確保すべきです。
6. 休憩を取る
休憩は絶対に必要です。1日10時間続けて仕事をして、次の日に疲れず最高のパフォーマンスを発揮できるでしょうか。十分な休憩を取るべきです。もちろん、休憩時間には、スマホでTwitterやFacebookやInstagramなどSNSを見たりするのは疲れが溜まるだけですので、やめましょう。
「仕事と同じだけ趣味に力を入れる」「仕事より家族を優先する」などと言ったほうがよいでしょうか。「ビジネスこそが人生の中で最も大事なことだ」と信じていたり、「金儲けのことを考えているときが一番リラックスできる」とか思っている人を除き、四六時中仕事のことばかり考えている人生は不毛です。
7. 期限を設ける
あらゆるタスクには、期限を設定すべきです。締め切りを決めなければ、中途半端になっているタスクが溜まっていき、にっちもさっちも行かなくなります。
また、自然にタスクを完了できる人はよいのですが、プレッシャーをかけないとタスクを完了させることができない人は、必ずそれぞれのタスクの期限を決めます。そして、タスクを終わらせる経験を繰り返し、それを習慣化することです。時間通りにタスクを終わらせたら、自分にご褒美をあげるというのもよいですね。
8. 会議を避ける
どうしても避けられない会議ならやむを得ませんが、できる限り会議は避けるべきです。メール1本のやりとりで済むような内容を、わざわざ会議を開いて議論すべきではありません。
と言っても、メール1本まともに書けない人も多く、例えば、相手の名前も書かず自分の名前すら名乗らずに一言メッセージを送って、その一言すら何を言っているのか解読できないなんてのは論外で、そういう人に「メールだと時間がかかりそうですから音声会議にしましょうか」などと持ちかけてもどうしようもありません。メールの書き方や丁寧語の使い方から教えるわけにもいかず、そもそもそういう人は仕事がいい加減なので、関わらないほうがよいでしょう。
さて、どうしても会議が必要であれば、例えば、週の初めにまとめて済ませてしまって、それ以外を生産的な活動に充てるべきですし、オンラインコラボレーションツールなどを活用してみるのもよいでしょう。
9. 営業時間を設定する
23時にメールを返信すれば、「夜遅くても連絡がつく便利な人」と思われます。深夜残業が当たり前の日本社会の場合、業界や取引先によっては、「夜遅くまで働く仕事熱心で立派な人」と見られることもありますが、プロとしては恥ずかしい行為だと認識すべきです。
やむを得ず夜遅くまで仕事をするのは構いませんが、夜間の連絡は断たなければなりません。そのために、営業時間を必ず決めておきます。例えば10:00～18:00と営業時間を決め、メールの署名欄に記載しておいて、相手に知らせるようにしましょう。
そして、18:00以降は絶対にメールを見ず、電話にも出ず、チャットも開かず、完全に無視するようにします。もちろん、休日に対応をしてはいけません。一度でもこのルールを破ると、他人からの要望に押しつぶされます。本当に重要なことに時間を使う習慣を作らなければなりません。
10. とにかく着手する
しなければならないタスクが困難なタスクの場合、どうしても先延ばしにしがちです。その場合は、そのタスクの最も簡単に思われる部分、取り組みやすい部分から手を付けます。
とにかく着手し、簡単な部分をこなしていくと、ささやかでも成功体験を得られるので精神的に楽になり、時間とともに集中力も高まっていきますので、困難な箇所も勢いで終わらせることができます。
最後に：生産性を高めるツールを試す
いくつかソフトウェアを紹介しましたが、プロジェクト管理ツール、生産性を高めるアプリ、タスクを整理整頓するソフトウェアなど、便利で有益なツールがありますので、これらをいくつか試し、採り入れて、生産性を高めていくのは有効です。
